Drei Dimensionen der Digitalisierung (Teil 2)

Mit dem Begriff Digitalisierung lässt sich derzeit immer Aufmerksamkeit erwecken, weil sich inzwischen jeder davon betroffen fühlt. Oft ist aber nicht klar, um was es eigentlich konkret geht.
Drei Dimensionen gehören zu diesem Phänomen, wie unsere Abbildung zeigt: Daten, Technologie und Prozesse.

Die drei Dimensionen der Digitalisierung

DIMENSION 2: PROZESSE

Im ersten Teil, den wir am am 7.11.2019 in unserem Blog veröffentlicht [zum Artikel] haben, ging es um Daten als Basis jeder Digitalisierung. Heute wollen wir uns mit Prozessen beschäftigen.

Im ersten Schritt geht es darum, zu identifizieren welche Prozesse für die Umsetzung der Strategie erforderlich sind. Dabei lassen sich Kern- und Unterstützungsprozesse unterscheiden.
Die Kernprozesse dienen unmittelbar dem Kundennutzen, die Unterstützungsprozesse (z.B. Personalverwaltung, Beschaffung, Buchführung) sind notwendig, um die Kernprozesse überhaupt realisieren zu können. Wenn man die vorhandenen Prozesse, Teilprozesse und Aktivitäten strikt auf ihren Beitrag zur Nutzenstiftung hin untersucht, wird man feststellen, dass einige davon überflüssig und entsprechend zu streichen sind (z.B. Genehmigungsprozesse für Beschaffungen obwohl die Beschaffenden über ein eigenes Budget verfügen).

Erst nach dieser Bereinigung macht es Sinn den zweiten Schritt, die Standardisierung zu starten. Standardisierung bedeutet zunächst die unbedingt notwendige Zahl von Prozessvarianten festzulegen (z.B. einfache Anträge, mittel komplexe Anträge, komplexe Anträge) und auch nur noch diese zuzulassen. Mit dem Standard verbunden ist auch die standardisierte Erfassung der relevanten Daten. Je mehr davon automatisch in die Systeme gelangen bzw. aus anderen Datenquellen gezogen werden können, desto geringer ist der Erhebungsaufwand und desto besser ist die Datenqualität.

In Schritt drei geht es um die Prozessoptimierung. Hierbei ist zum einen die Zahl von Prozessvarianten kritisch zu hinterfragen – Process Mining liefert dazu oft erstaunliche Erkenntnisse – und zum anderen jede einzelne Aktivität in einem Prozess. Ein Benchmark kann hier interessante Hinweise geben.

Digital-Dimension Prozesse

In Schritt vier kann dann die Automatisierung der Prozesse angegangen werden.
Dabei lassen sich zwei Stufen unterscheiden:

  1. Die Bearbeitung von Arbeitsvorgängen durch Menschen mit Unterstützung von IT-Systemen, insbesondere Workflow Managementsystemen.
  2. Die Bearbeitung von Arbeitsvorgängen durch Roboter. Hierunter fallen dann die Nutzung künstlicher Intelligenz z.B. in Form von Chatbots oder dem Einsatz von Blockchains.

Wenn man von Digitalisierung spricht wird oft die zweite Stufe damit verbunden. Bevor man diese allerdings erreicht, müssen erst die anderen Schritte erledigt werden, anderenfalls läuft man Gefahr die Effizienz zu steigern aber nicht die Effektivität. Ein nicht der Zielerreichung dienender und damit unsinniger Prozess bleibt unsinnig auch wenn er kostengünstig von einem Roboter ausgeführt wird. Außerdem ist auch nicht jeder Prozess effizient von einem Roboter ausführbar bzw. steht das Aufsetzen eines entsprechenden Systems in keinem Verhältnis zu den möglichen Einsparungen.

Autor: Prof. Dr. Thomas Meuche

Fragen zu Geschäftsprozessoptimierung in der Digitalisierung

 

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