Projektarbeiten aus dem Studienmodul "X-as-a-Service"

Prof. Dr. Heike Markus

Im Modul X-as-a-Service der berufsbegleitenden Bachelor-Studiengänge Digitale Verwaltung und Digitale Wirtschaft wird großer Wert auf die Verbindung von Theorie und Praxis gelegt. Daher erstellen die Studierenden im Rahmen der Vorlesung eine Studienarbeit, bei welcher die praktische Auseinandersetzung mit Cloud-Services mit Bezug zu den Herausforderungen im Arbeitsalltag ein fester Bestandteil ist.

Die Fragestellung:

In welchem Stadtteil von Regensburg ist der größte Bedarf an städtischen Services, sodass sich dort der Bau eines zusätzlichen Bürgerbüros lohnen würde.

Die Vorgehensweise:
Zunächst wurden Schwerpunkte für städtischen Dienstleistungen in den Bereichen KFZ, Wohnen und Leben festgelegt. Mit Assoziationsanalysen wurden die Auswirkungen verschiedener Parameter auf die Schwerpunkte in den einzelnen Stadtteilen ermittelt. Diese wurden dann für die Stadtteile gewichtet und mit einem Punktesystem der höchste Bedarf an städtischen Dienstleistungen ermittelt. Anschließend wurde die geographische Lage der bereits bestehenden Bürgerbüros und die Lage der Bauprojekte berücksichtigt. Abschließend wurde eine Prognose des Bevölkerungswachstums bezogen auf die einzelnen Stadtteile erstellt.

Die praktische Anwendung:
• Tool zur Erhebung von Aufrufzahlen auf Webseiten
• Datenformatierung und -analyse mit Alteryx
• Datenvisualisierung mit Tableau

Der Nutzen für die eigene Arbeit:
Die Vorlesung brachte uns die komplexe und anspruchsvolle Arbeit mit Daten näher. Wir konnten einen Eindruck davon gewinnen, wie man aus scheinbar endlos langen und unübersichtlichen Excel-Listen einen Mehrwert schaffen und Entscheidungen auf Basis von Daten verdeutlichen und untermauern kann.

Langtitel:
Untersuchung des IT-Systems einer nach dem Digitalisierungskonzept ausgestatteten staatlichen Schule in Nürnberg auf mögliche Risiken und deren Einstufung und Behandlung inklusiver der Erstellung eines Sicherheitskonzepts. In diesem Zusammenhang auch Erstellung eines Konzepts zur Einführung der E-Rechnung.

Die Fragestellungen:

• Welche potentiellen Gefahrenquellen und Risiken existieren im IT-System einer nach der Digitalisierungsstrategie neu ausgestatteten Schule?
• Wie können diese Gefahrenquellen möglichst beseitigt und die Risiken minimiert werden?
• Wie kann die Einführung einer E-Rechnung gelingen und was sind potentielle kritische Punkte?
• Wie und an welchen Stellen können IKS und BCM zur Risikoeinschätzung und -minimierung eingesetzt werden und so größere Schäden verhindern?
  

Die Vorgehensweise:
Als Basis für die Arbeit wurde zunächst ein Netzplan erstellt und die Abläufe, lokale Situation, Personengruppen und Berechtigungen an der Schule untersucht. Des Weiteren wurde die Studienarbeit in 3 Teile unterteilt:
Teil 1 beschäftigte sich mit der Ausarbeitung des IT-Sicherheitskonzepts unter Zuhilfenahme der IT-Grundschutz-Bausteine des BSI und mit der Konzepterstellung zur Einführung der E-Rechnung von der Planung bis zur Verwendung.
In Teil 2 wurden die IT-Risiken analysiert und Lösungen zur Minimierung aufgezeigt. Hier erfolgte zudem die konkrete Untersuchung zweier als sehr hoch eingestufter Risiken inklusive Berechnungen zum möglichen finanziellen Schaden.
Der dritte Teil behandelte die Integration eines BCM und IKS unter Zugrundelegung der aus Teil 1 und Teil 2 gewonnen Erkenntnisse.

Die praktische Anwendung:
Die Risikoabschätzung wurde mittels einer Risikomatrix durchgeführt. Die Erkenntnisse zur Erstellung und Verwendung wurden während der Vorlesungen zu diesem Modul gewonnen. Zur Erstellung eines IT-Sicherheitskonzepts konnten die IT-Grundschutz-Bausteine des BSI Anwendung finden. Das Konzept zur Einführung einer E-Rechnung wurde unter Zuhilfenahme von Flussdiagrammen und Erkenntnissen aus dem Modul umgesetzt. Zur Einschätzung der Höhe des potentiellen finanziellen Schadens von Risiken wurde auf gesetzliche Bestimmungen und zurückliegende ähnliche Fälle zurückgegriffen. Die Integration eines BCM und IKS konnten durch die erlangten Fähigkeiten des Studienganges umgesetzt werden.

Der Nutzen für die eigene Arbeit:
Durch das Modul IT-Management hat eine Sensibilisierung im Bereich IT-Sicherheit stattgefunden und es wurden Fähigkeiten erlangt, um IT-Risiken zu erkennen und Ansätze zur Minimierung zu finden. Hierdurch kann zum einen der tägliche Betrieb in den Kernbereichen sichergestellt und zum anderen ein hoher finanzieller Schaden vermieden werden. Insbesondere solche Module werden bei Anwendung des zugewonnenen Wissens später im Betrieb einen großen Nutzen für Unternehmen und den öffentlichen Dienst bieten.

Die Fragestellung:
Inwieweit eignet sich Cloud-Computing bzw. Software-as-a-Service (SaaS) für den professionellen Einsatz in Konzernunternehmen, um etablierte CPM-Prozesse zu modernisieren und zu optimieren?

Die Vorgehensweise:
Vor dem Hintergrund aktueller IT-Trends im Controlling wurde eine Anforderungsanalyse für moderne operative Unternehmensplanungssoftware durchgeführt. Es wurden verschiedene Softwareanbieter für cloudbasierte Planungslösungen miteinander verglichen. Auf Basis einer Nutzwertanalyse wurden die Möglichkeiten und Grenzen der entsprechenden SaaS-Lösung für eine integrierte, operative Unternehmensplanung und -konsolidierung aufgezeigt und mit Hilfe von typischen Use-Cases im Planungskontext in einer LIVE-Demo demonstriert.

Die praktische Anwendung:
Mit Hilfe der Cloud-Lösung des Softwareanbieters Jedox® wurde eine beispielhafte Absatzmengen- und Umsatzplanung für verschiedene Gesellschaften eines fiktiven Konzernunternehmens durchgeführt. Mit Hilfe der Nutzung eines Excel-Addins und integrierter Workflows konnte, im jeweiligen Wechsel der Planungsverantwortlichen, der Planungsprozess transparent und integriert durchgespielt werden.

Der Nutzen für die eigene Arbeit:
Konkrete Vorteile, die Jedox bietet, sind zum einen, dass die Planungsprozesse im Unternehmen verschlankt und somit agiler gestaltet werden können. Das fördert die Zusammenarbeit der verschiedenen Planungsakteure, welche u.a. durch Kommunikations- und Informationsbarrieren verkompliziert werden. Anwender und Entscheider aus allen Fachabteilungen werden dabei unterstützt, datengetriebene Geschäftsprozesse selbstständig durchzuführen und Entscheidungen auf einer validen und integrierten Datenbasis zu treffen. Moderne SaaS-Lösungen bieten hierfür eine agile und komfortable Möglichkeit, um mit der Möglichkeit schneller Proof of Concepts etablierte Controlling-Prozesse zu revolutionieren.

Aus der Lehre in die Praxis:
76% der Unternehmen nutzten 2019 bereits Cloud-Technologien [2020, KPMG Deutschland: Cloud Monitor 2020] Dieser Trend wird weiter anhalten, was zur Konsequenz hat, dass man sich zwangsläufig mit dem wunderbaren Thema des Cloud-Computing in Bezug auf Änderungen von Geschäftsprozesse und -modellen weiter beschäftigen wird. Die Entscheidung einer konkreten Projektumsetzung für Planungslösungen in der Cloud ist allerdings von vielen Faktoren abhängig, so u.a. von einer konkreten digitalen Strategie bzw. Road Map des Unternehmens. Die Anwender sind überzeugt, nun gilt es die Entscheidungsgremien vom erkannten Mehrwert zu überzeugen und weitere Schritte in Richtung der Digitalisierung interner Geschäftsprozesse mit Hilfe von Cloud-Lösungen zu beschreiten.

Die Fragestellung:
Einsatzmöglichkeiten für Cloudlösungen im eigenen Arbeitsumfeld

Im Rahmen der Eröffnungskonferenz des Kompetenzzentrums Digitale Verwaltung der Hochschule Hof präsentierten die Studierenden ihre Projektarbeit einem breiten Teilnehmerkreis aus ganz Deutschland.

Für das Thema wurde ein Prozess aus der täglichen Arbeit ausgesucht: „Die Digitalisierungsstrategie der Stadt Nürnberg hat im Jahre 2017 beschlossen, dass die rund 160 Nürnberger Schulstandorte über das Breitband­netz der Feuerwehr an das Internet angeschlossen werden sollen. Unsere Idee war, dafür ein Workflow­managementsystem einzuführen, in dem der komplette Prozess der Digitalisierung der Schulen abgebildet werden sollte. Alle Dokumente sollten zentral im System hinterlegt sein, damit alle Beteiligten darauf zugreifen können.“ erläuterte Tanja Norgall. Die einzelnen Schulen können dann später sogar übers Handy auf den aktuellen Stand ihres individuellen Prozesses zugreifen. Die komplette Kommunikation erfolge aus dem System heraus und werde zentral im System hinterlegt. Im Projekt wurde von der Idee, über die Konzept­erstellung bis hin zur Realisierung alles von den drei Studierenden erarbeitet. Bernhard Meier zieht als Fazit: „Solche Projekte zeigen auf, dass wir mithilfe des Studiengangs in der Lage sind, öffentliche Verwaltungen auf ihrem weiteren Weg in die Digitalisierung maßgeblich zu unterstützen und mit voranzutreiben.“

Die Präsentation und die Aufzeichnung des Vortrags können Sie auf der Website des Kompetenzzentrums unter www.kdv-hof.de abrufen. Herzlichen Dank an unsere drei Bachelorstudenten!

Die Fragestellung:
Welcher Nutzen und welche Vorteile können aus einer Online-Bearbeitung und -Speicherung von Dokumenten im beruflichen Arbeitsumfeld erzielt werden?

Die Vorgehensweise:
Die Ausgangssituation unseres fiktiven Arbeitgebers "JARAM GmbH" stellte sich wie folgt dar: Über 200 Mitarbeiter sind bundesweit in verschiedenen Geschäftsstellen und auch im Homeoffice tätig. Die gemeinsame Dokumentenbear­beitung wurde bisher in persönlichen Meetings und an einem gemeinsamen Bildschirm durchgeführt. Aufgrund der weit verteilten Arbeitsplätze ist diese Art der Dokumentenbearbeitung nur schwierig durchzuführen.

Im Unternehmen wurde eine Gruppe aus 5 Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammengestellt, um eine entsprechende Online (SaaS) Lösung zu finden. Am Anfang stand die Analyse von 5 verschiedenen Anbietern hinsichtlich ihres Angebots. Dabei wurden die Vor- und Nachteile der Software betrachtet, die Technologie hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit für das Unternehmen untersucht und eine Risikobewertung durchgeführt. Am Ende der Studienarbeit entschieden wir uns für den am besten geeignetsten Anbieter.

Das Ergebnis:
In naher Zukunft soll das Unternehmen JARAM GmbH aufgrund der Analyse-Ergebnisse auf eine onlinebasierte Dokumentenbearbeitung und -Speicherung umgestellt werden:

• Durchführung schneller Updates, keine Sicherheitslücken, umfangreicher Support, ständige Verfügbarkeit
• Hohes Einsparungspotential: keine Personalkosten für den Aufbau und die Wartung der Server (räume), keine eigene Hardware
• Hoher Mehrwert: Zeitersparnis durch schnellere und effektivere Bearbeitung der Dokumente mit der Folge, dass mehr Aufträge erfüllt werden und dies wiederum eine Umsatzsteigerung nach sich zieht; Kostensenkung; höhere Qualität der Dokumente

Die praktische Anwendung:
Im praktischen Anwendungsbeispiel wurde demonstriert, wie einfach eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung durch eine geeignete SaaS-Lösung möglich ist. Hierzu haben sich die Teilnehmer der Gruppe in einem Zoom Meeting getroffen und freigegebene Dokumente gemeinsam online bearbeitet. Jedes Mitglied der Gruppe konnte gezielt an dem Punkt ansetzen, an dem es Verbesserungspotential sah und ein gemeinsamer Schriftführer, wie er in persönlich durchgeführ­ten Gruppenmeetings nötig ist, konnte entfallen. Des Weiteren wurde die Kommentarfunktion der Software praktisch angewendet.

Der Nutzen für die eigene Arbeit:
Die fünf Gruppenmitglieder arbeiten bei verschiedenen Arbeitgebern mit unterschiedlich weit vorangeschrittener Digitalisierung, sodass der Einsatz einer SaaS-Software im Einzelfall geprüft werden muss. Aus der Studienarbeit können hier die Erfahrungen eingebracht werden. Übereinstimmend lässt sich jedoch festhalten, dass eine Online-Dokumentenbearbeitung für künftige Studienarbeiten auf jeden Fall zum Einsatz kommen soll, da sich dadurch die Zusammenarbeit deutlich vereinfacht.

Aus der Lehre in die Praxis:
Auch hier wird je Gruppenmitglied unterschieden. In aller Regel wird eine Online-Dokumentenbearbeitung mit unserem „Siegerprodukt“ Microsoft 365 erfolgen. Ein Gruppenmitglied nutzte jedoch auch vor der Studienarbeit bereits Google Drive und wird auch bei diesem Anbieter bleiben.

Die Fragestellung:
Kann die Plattform "Stackfield" als Kollaborationstool die Kommunikation zwischen den Beteiligten im Kulturbereich im Amt für Kultur und Freizeit oder auch bei NürnbergStift verbessern?

Die Vorgehensweise:
Das Amt für Kultur und Freizeit sowie das NürnbergStift der Stadt Nürnberg setzen Neuerungen, Innovationen und einen Teil der anstehenden Aufgaben in Projekten um, die über die Amtsgrenzen hinausgehen. Die Kommunikation erfolgt vorwiegend über E-Mail oder in persönlichen Besprechungen. Datenverlust, langwierige Kommunikation und Abstimmung sind ein häufiges Problem.

Mit Stackfield haben wir ein Tool gefunden, dass eine direkte und einfache Kommunikation und effizienteres Arbeiten ermöglicht. Anhand einer Simulation eines abteilungsübergreifenden Projektes wurden die Funktionen und Möglichkeiten von Stackfield getestet. Bedingt durch die Pandemie haben wir auch die Projektarbeit direkt und einfach über Stackfield organisiert. Neben der Funktionsweise von Stackfield haben wir auch den sehr wichtigen Aspekt des Datenschutzes untersucht und eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellt.

Das Ergebnis:
Gerade die einfache, selbsterklärende Einrichtung eines Stackfield-Raumes und die Nutzung der jeweiligen Funktionen finden wir gut. Es bedarf keiner langen Einarbeitung und die Arbeit mit den Aufgaben und den Übersichten der anstehenden ToDos sind sehr ansprechend und übersichtlich. auch die Verknüpfung der einzelnen Aufgaben mittels eines Gant-Diagramms unterstützen den Überblick bei einer gemeinsamen Projektarbeit und helfen, das Projekt in-Time abzuschließen. Das gemeinsame Bearbeiten und Versionieren eines in Stackfield abgespeicherten Dokuments fanden wir sehr hilfreich. So ergaben sich keine Dopplungen beim Teilen und Bearbeiten der Dokumente.

Gerade in Zeiten der mobilen Arbeit in Stackfield als Cloudlösung ein einfacher Weg, dem Mitarbeiter über die App oder den Browser direkten Zugriff auf das Projekt und seine Daten zu geben, ohne dass aufwändig ein Home-Office Zugang eingerichtet werden muss.

Die praktische Anwendung:
Von der Erstellung einer Aufgabe mit verschiedenen Arbeitszuweisungen und -aufträgen bis zum fertigen Dokument in verschiedenen Versionen in der Dokumentenbearbeitung konnten wir alle Möglichkeiten testen. Weitere Funktionen sind beispielsweise das Einladen von Gästen, Öffnung neuer Projekte/Räume und die Nutzung des Gantdiagramms zur Projektübersicht.

Neben der Funktionsweise von Stackfield haben wir auch den sehr wichtigen Aspekt des Datenschutzes untersucht. Besonders der starke Fokus auf den Datenschutz ist für die Arbeit einer Kommune gut geeignet.

Die Datenzentren von Stackfield sind genormt mit der Zertifizierung ISO 27001. Diese werden 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr bewacht und geschützt. Jedes Datenzentrum verfügt über eine Notstromversorgung und speichert alle Daten redundant. Die Datensicherheit wird weiter erhöht, indem ein weitereres Backup an einem anderen Serverstandort gespeichert wird. Mit dem Serverstandort in Deutschland ermöglicht Stackfield die Arbeit nach dem europäischen Datenschutzrecht und nach der deutschen DSGVO. Als weitere Sicherheitsfaktoren bietet Stackfield die Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung mithilfe eines Yubikeys. Weiterhin werden alle Daten mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. Stackfield hat hier eine einzigartige Kombination aus RSA-2048 und AES-256 Algorithmen. Dabei werden die Daten bereits im Browser des Nutzers ver- und entschlüsselt. Beim Transport der Daten setzt Stackfield auf höchste SSL-Standards und nutzt dabei die neueste SSL-Verschlüsselungsmethode, eine 256-bit AES SSL/TLS Verschlüsselung.

Der Nutzen für die eigene Arbeit:
In Stackfield abgebildete Projekte ermöglichen einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand eines Projektes oder einer gemeinsamen Aufgabe. Bei der Nutzung des Tools als Cloudlösung ist ein Zugriff jederzeit über die App oder über den Zugriff aus einem Browser möglich. Damit wird mobiles Arbeiten unterstützt und vereinfacht. Bei der Organisation von Kulturladenübergreifenden Projekten würde dieses Tool die Kommunikation zwischen den verschiedenen Einrichtungen einfacher und direkter ermöglichen.

Aus der Lehre in die Praxis:
Als Projektgruppe können wir nur eine Empfehlung aussprechen, Stackfield als All-In-One-Kollaborationstool zu nutzen. Gerade im Kulturbereich sehen wir einen guten Nutzen zur Einführung des Tools für eine einfachere, direkte und schnellere Kommunikation zwischen den Beteiligten.

Wir bedanken uns bei der Stackfield GmbH für die Bereitstellung einer Testversion für unser Projekt und die super Unterstützung des Supports bei all unseren Fragen.